Tietosuojaseloste Eurofins Expert Services Oy:n Rakentamisen sertifikaattien henkilörekisteri

Tietosuojaseloste perustuu EU:n tietosuoja-asetukseen (2016/679, "Tietosuoja-asetus") ja soveltuvaan kansalliseen lainsäädäntöön. Versio 1.0, 23. toukokuuta 2018.

Tietosuojaselostetta voidaan ajoittain päivittää mm. teknisistä syistä, VTT Expert Services Oy:n palveluntuottajan vaihdoksesta sekä lainsäädännön tai tulkintakäytäntöjen muutoksista johtuen.

1. Rekisterin nimi

Eurofins Expert Services Oy:n Rakentamisen sertifikaattien henkilörekisteri.

2. Rekisterinpitäjä, tietosuojavastaava ja yhteyshenkilö

Rekisterinpitäjä:
Nimi: Eurofins Expert Services Oy, Y-tunnus: 2297513-2
Osoite: Kivimiehentie 4, 02151 Espoo

Rekisteriä koskevan yhteyshenkilön yhteystiedot:
Nimi: Jaana Packalén
Osoite: Eurofins Expert Services Oy, Kivimiehentie 4, 02151 Espoo
Sähköposti: info.expertservices@eurofins.fi.

3. Käsiteltävät henkilötiedot

Rekisteriin kerätään henkilösertifioinnissa henkilön hakemuksessa ilmoittamat tiedot sekä sertifikaatin ylläpitoon ja voimassaoloon liittyviä tietoja sekä toimikuntien ja koulutusta järjestävien oppilaitosten ja opettajien tietoja.

Perustiedot

• etunimi, sukunimi
• kotipaikkakunta
• sertifikaattinumero ja henkilösertifikaattialue
• henkilösertifikaatin mahdollinen tarkenne
• sertifikaatin voimassaoloaika
• henkilön kuva (jos henkilö on antanut siihen erillisen luvan)

Muut tiedot

• sähköpostiosoite
• puhelin
• osoite, kaupunki,
• työnantaja
• laskutusosoite
• toiminta-alue
• täydennyskoulutustiedot
• työkohderaportointitiedot
• tapahtumien ilmoittautumisiin liittyvät tiedot
• toimikuntajäsenyys

​Suostumustieto, jos suostumus on käsittelyssä relevantti sekä suostumuksen keräämiseen tai kirjaamiseen liittyvät tiedot, sekä mahdollinen tieto käsittelyn vastustamisesta.

Henkilöt ovat luonnollisia henkilöitä, jotka edustavat Eurofins Expert Services Oy:n nykyisiä tai potentiaalisia asiakkaita ja yhteistyötahoja.

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset sekä käsittelyn oikeusperuste

Henkilötietoja käsitellään ensisijaisesti seuraaviin tarkoituksiin:

1. Henkilön tunnistaminen ja yhteydenpito erityisesti käsittelyä koskevien suostumusten ja käsittelyn vastustamisen hallinnoimiseksi
   
   
2. Henkilösertifikaatin hallinnointi
   Sertifikaattihakemuksen käsittely
   Henkilösertifikaatin voimassaolon seuranta
   Henkilösertifikaatin ylläpysymiseen liittyvät mahdolliset vastaanotetut tiedot käsittäen mm. henkilön työsuoritukseen kohdistuvat palautteet
   Sertifiointielimen omat merkinnät
   Henkilösertifikaatin maksutiedot
   
   
3. Yhteistyö oppilaitosten kanssa
   Oppilaitosseuranta
   Seminaari- ja koulutustoiminta
   
   
4. Toimikuntatyö
   
   
5. Sertifikaattien ja sertifioitujen henkilöiden tietojen julkaiseminen Sertifikaattihaku.fi -verkkopalvelussa
   
   
6. Muut tarkoitukset
   Uutiskirjeviestintä
   Tapahtumiin osallistuminen, tapahtumien järjestäminen sekä tapahtumaviestintä
   Tapahtumakutsut
   Palveluiden markkinointi
   
   
7. Liiketoiminnan kehitys, muu sisäinen kehitys ja raportointi
   Profilointi (ks. kohta 8)

Henkilötietojen käsittely perustuu 1) rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun, 2) sopimussuhteeseen ja/tai 3) rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseen. Rekisterinpitäjän oikeutettu etu on oikeus harjoittaa aiheellista, perusteltua ja laillista myynti- ja markkinointitoimintaa, mukaan lukien tähän liittyvää profilointia.

5. Säännönmukaiset tietolähteet

Yhteystiedot ja muut perustiedot saadaan henkilöltä itseltään tai tietoja voi täyttää myös Eurofins Expert Services Oy:n henkilöstö julkisten tietolähteiden tai Eurofins Expert Services Oy:n muiden henkilötietorekisterien ja tietojen avulla.

6. Henkilötietojen vastaanottajat tai vastaanottajaryhmät

Eurofins Expert Services Oy voi luovuttaa henkilötietoja kolmansille osapuolille silloin, kun luovuttaminen on tarpeen palvelun tuottamiseen liittyen (i) kortin tilaaminen ja/tai (ii) laskutus. Henkilötietojen luovuttamisessa noudatetaan Tietosuoja-asetusta ja muuta soveltuvaa lainsäädäntöä.

7. Henkilötietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Henkilötietoja voidaan siirtää EU:n ja EEA:n ulkopuolelle mikäli tämä on tarpeen henkilötietojen käsittelyyn liittyvästä teknisestä syystä. Tällainen siirto toteutetaan Tietosuoja-asetuksen ja muun soveltuvan lainsäädännön mukaisesti. Jos saatavilla ei ole komission päätöstä alueen tietosuojan riittävyydestä, Eurofins Expert Services Oy voi käyttää esim. komission vakiosopimuslausekkeita takaamaan siirron turvallisuuden. Jos komission päätös tietosuojan riittävyydestä on olemassa, Eurofins Expert Services Oy voi myös turvata päätökseen.

8. Automaattisen päätöksenteon, erityisesti profiloinnin olemassaolo

Eurofins Expert Services Oy:n Henkilösertifikaattirekisteriin kohdistuvaa profilointia ei tehdä.

9. Henkilötietojen säilyttämisaika tai säilyttämisajan määrittämiskriteerit

Henkilötietoja käsitellään niin kauan kuin ne ovat tarpeen jonkin yllä mainitun käsittelytarkoituksen vuoksi, mutta ei pääsääntöisesti pidempään kuin kymmenen (10) vuotta viimeisimmästä VTT:n aktiviteetista, jossa henkilö on ollut suoraan tai epäsuorasti mukana. Tämän jälkeen, tai henkilön peruessa suostumuksensa aikaisemmin, henkilötieto joko anonymisoidaan tai poistetaan, ellei muuta käsittelyn oikeusperustetta tämän jälkeen ole.

10. Rekisterin suojauksen periaatteet

Henkilötiedot tallennetaan teknisesti turvalliseen paikkaan. Fyysinen pääsy tietoon rajataan pääsyoikeuksin ja turvatoimenpitein. Lisäksi pääsy tietoon rajataan mm. palomuurien ja teknisin turvakeinoin. VTT Expert Services Oy:ssä ainoastaan nimetyt henkilöt saavat käsitellä tässä selosteessa kuvattuja henkilötietoja. Henkilöt ovat sitoutuneet salassapitoon.

​11. Rekisteröidyn oikeudet

Henkilöillä on henkilötietojensa osalta seuraavat oikeudet, jotka henkilö voi toteuttaa olemalla kirjallisesti, mieluiten sähköpostitse Eurofins Expert Services Oy:hyn yhteydessä alla kuvatuin tavoin. Oikeuksia voidaan rajoittaa Tietosuoja-asetuksen ja soveltuvan lainsäädännön mukaisesti.

Sähköpostiviestinnässä Eurofins Expert Servicesiin henkilön on hyvä käyttää sähköpostiosoitetta, jonka hän olettaa olevan häntä koskevissa tiedoissa Eurofins Expert Servicesillä. Eurofins Expert Services voi lisäksi tarvittaessa pyytää lisätietoja tai -selvitystä henkilöllisyyden varmentamiseksi.

Henkilö näkee tietonsa Omasertifikaatti.fi -palveluun kirjautuneena Omat tiedot -sivulla.

Oikeus peruuttaa suostumuksensa

Henkilöllä on oikeus perua suostumuksensa henkilötietojen käsittelyyn ilmoittamalla Eurofins Expert Services Oy:lle, mieluiten sähköpostitse osoitteeseen: henkilosertifiointi@vtt.fi.

Rekisteröidyn oikeus saada pääsy tietoihin

Henkilöllä on oikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, käsitelläänkö häntä koskevia henkilötietoja. Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus saada pääsy rekisteröityä itseään koskeviin henkilötietoihin sekä Tietosuoja-asetuksen mukaiset tiedot henkilötietojen käsittelystä.

Oikeus tietojen oikaisemiseen

Henkilöllä on oikeus saada häntä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä oikaistua ja puutteelliset henkilötiedot täydennettyä.

Oikeus tietojen poistamiseen, ns. "oikeus tulla unohdetuksi"

Henkilöllä on oikeus saada rekisterinpitäjä poistamaan häntä koskevat henkilötiedot.

Oikeus käsittelyn rajoittamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus siihen, että rekisterinpitäjä rajoittaa häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä.

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Rekisteröidyllä on oikeus saada häntä koskevat henkilötiedot, jotka hän on toimittanut rekisterinpitäjälle, ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle siltä osin kuin käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen, ja käsittely suoritetaan automaattisesti.

Oikeus vastustaa

Henkilötietojen käsittelyn perustuessa rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun, henkilöllä on oikeus, milloin tahansa vastustaa henkilötietojen käsittelyä tällaiseen tarkoitukseen. Tämä voi olla relevanttia seuraavissa tilanteissa:

Suoramarkkinointi: Henkilö voi halutessaan kieltää tietojensa käytön markkinointitarkoituksiin Omasertifikaatti.fi -palvelun Omat tiedot -sivulta tai olemalla kirjallisesti yhteydessä Eurofins Expert Services Oy:hyn, mieluiten sähköpostitse osoitteeseen: info.expertservices@eurofins.fi.

Profilointi: Jos henkilö ei halua tulla profiloiduksi, lisätietoja on saatavilla Eurofins Expert Services Oy:n evästekäytännöistä. Lisäksi henkilön on hyvä olla kirjallisesti yhteydessä mieluiten sähköpostitse osoitteeseen: vtt.expertservices@vtt.fi.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaisille, jos rekisteröity katsoo, että hänen oikeuksiaan on Tietosuoja-asetuksen valossa loukattu.