Tietosuojaseloste Eurofins Expert Services Oy:n Rakentamisen sertifikaattien henkilörekisteri
Tietosuojaseloste perustuu EU:n tietosuoja-asetukseen (2016/679, "Tietosuoja-asetus") ja soveltuvaan kansalliseen lainsäädäntöön. Versio 1.0, 23. toukokuuta 2018.
Tietosuojaselostetta voidaan ajoittain päivittää mm. teknisistä syistä, VTT Expert Services Oy:n palveluntuottajan vaihdoksesta sekä lainsäädännön tai tulkintakäytäntöjen muutoksista johtuen.
1. Rekisterin nimi
Eurofins Expert Services Oy:n Rakentamisen sertifikaattien henkilörekisteri.
2. Rekisterinpitäjä, tietosuojavastaava ja yhteyshenkilö
Rekisterinpitäjä:
Nimi: Eurofins Expert Services Oy, Y-tunnus: 2297513-2
Osoite: Kivimiehentie 4, 02151 Espoo
Rekisteriä koskevan yhteyshenkilön yhteystiedot:
Nimi: Jaana Packalén
Osoite: Eurofins Expert Services Oy, Kivimiehentie 4, 02151 Espoo
Sähköposti: info.expertservices@eurofins.fi.
3. Käsiteltävät henkilötiedot
Rekisteriin kerätään henkilösertifioinnissa henkilön hakemuksessa ilmoittamat tiedot sekä sertifikaatin ylläpitoon ja voimassaoloon liittyviä tietoja sekä toimikuntien ja koulutusta järjestävien oppilaitosten ja opettajien tietoja.
Perustiedot
- etunimi, sukunimi
- kotipaikkakunta
- sertifikaattinumero ja henkilösertifikaattialue
- henkilösertifikaatin mahdollinen tarkenne
- sertifikaatin voimassaoloaika
- henkilön kuva (jos henkilö on antanut siihen erillisen luvan)
Muut tiedot
- sähköpostiosoite
- puhelin
- osoite, kaupunki,
- työnantaja
- laskutusosoite
- toiminta-alue
- täydennyskoulutustiedot
- työkohderaportointitiedot
- tapahtumien ilmoittautumisiin liittyvät tiedot
- toimikuntajäsenyys
Suostumustieto, jos suostumus on käsittelyssä relevantti sekä suostumuksen keräämiseen tai kirjaamiseen liittyvät tiedot, sekä mahdollinen tieto käsittelyn vastustamisesta.
Henkilöt ovat luonnollisia henkilöitä, jotka edustavat Eurofins Expert Services Oy:n nykyisiä tai potentiaalisia asiakkaita ja yhteistyötahoja.
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset sekä käsittelyn oikeusperuste
Henkilötietoja käsitellään ensisijaisesti seuraaviin tarkoituksiin:
- Henkilön tunnistaminen ja yhteydenpito erityisesti käsittelyä koskevien suostumusten ja käsittelyn vastustamisen hallinnoimiseksi
- Henkilösertifikaatin hallinnointi
Sertifikaattihakemuksen käsittely
Henkilösertifikaatin voimassaolon seuranta
Henkilösertifikaatin ylläpysymiseen liittyvät mahdolliset vastaanotetut tiedot käsittäen mm. henkilön työsuoritukseen kohdistuvat palautteet
Sertifiointielimen omat merkinnät
Henkilösertifikaatin maksutiedot - Yhteistyö oppilaitosten kanssa
Oppilaitosseuranta
Seminaari- ja koulutustoiminta - Toimikuntatyö
- Sertifikaattien ja sertifioitujen henkilöiden tietojen julkaiseminen Sertifikaattihaku.fi -verkkopalvelussa
- Muut tarkoitukset
Uutiskirjeviestintä
Tapahtumiin osallistuminen, tapahtumien järjestäminen sekä tapahtumaviestintä
Tapahtumakutsut
Palveluiden markkinointi - Liiketoiminnan kehitys, muu sisäinen kehitys ja raportointi
Profilointi (ks. kohta 8)
Henkilötietojen käsittely perustuu 1) rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun, 2) sopimussuhteeseen ja/tai 3) rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseen. Rekisterinpitäjän oikeutettu etu on oikeus harjoittaa aiheellista, perusteltua ja laillista myynti- ja markkinointitoimintaa, mukaan lukien tähän liittyvää profilointia.
5. Säännönmukaiset tietolähteet
Yhteystiedot ja muut perustiedot saadaan henkilöltä itseltään tai tietoja voi täyttää myös Eurofins Expert Services Oy:n henkilöstö julkisten tietolähteiden tai Eurofins Expert Services Oy:n muiden henkilötietorekisterien ja tietojen avulla.
6. Henkilötietojen vastaanottajat tai vastaanottajaryhmät
Eurofins Expert Services Oy voi luovuttaa henkilötietoja kolmansille osapuolille silloin, kun luovuttaminen on tarpeen palvelun tuottamiseen liittyen (i) kortin tilaaminen ja/tai (ii) laskutus. Henkilötietojen luovuttamisessa noudatetaan Tietosuoja-asetusta ja muuta soveltuvaa lainsäädäntöä.
7. Henkilötietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Henkilötietoja voidaan siirtää EU:n ja EEA:n ulkopuolelle mikäli tämä on tarpeen henkilötietojen käsittelyyn liittyvästä teknisestä syystä. Tällainen siirto toteutetaan Tietosuoja-asetuksen ja muun soveltuvan lainsäädännön mukaisesti. Jos saatavilla ei ole komission päätöstä alueen tietosuojan riittävyydestä, Eurofins Expert Services Oy voi käyttää esim. komission vakiosopimuslausekkeita takaamaan siirron turvallisuuden. Jos komission päätös tietosuojan riittävyydestä on olemassa, Eurofins Expert Services Oy voi myös turvata päätökseen.
8. Automaattisen päätöksenteon, erityisesti profiloinnin olemassaolo
Eurofins Expert Services Oy:n Henkilösertifikaattirekisteriin kohdistuvaa profilointia ei tehdä.
9. Henkilötietojen säilyttämisaika tai säilyttämisajan määrittämiskriteerit
Henkilötietoja käsitellään niin kauan kuin ne ovat tarpeen jonkin yllä mainitun käsittelytarkoituksen vuoksi, mutta ei pääsääntöisesti pidempään kuin kymmenen (10) vuotta viimeisimmästä VTT:n aktiviteetista, jossa henkilö on ollut suoraan tai epäsuorasti mukana. Tämän jälkeen, tai henkilön peruessa suostumuksensa aikaisemmin, henkilötieto joko anonymisoidaan tai poistetaan, ellei muuta käsittelyn oikeusperustetta tämän jälkeen ole.
10. Rekisterin suojauksen periaatteet
Henkilötiedot tallennetaan teknisesti turvalliseen paikkaan. Fyysinen pääsy tietoon rajataan pääsyoikeuksin ja turvatoimenpitein. Lisäksi pääsy tietoon rajataan mm. palomuurien ja teknisin turvakeinoin. VTT Expert Services Oy:ssä ainoastaan nimetyt henkilöt saavat käsitellä tässä selosteessa kuvattuja henkilötietoja. Henkilöt ovat sitoutuneet salassapitoon.
11. Rekisteröidyn oikeudet
Henkilöillä on henkilötietojensa osalta seuraavat oikeudet, jotka henkilö voi toteuttaa olemalla kirjallisesti, mieluiten sähköpostitse Eurofins Expert Services Oy:hyn yhteydessä alla kuvatuin tavoin. Oikeuksia voidaan rajoittaa Tietosuoja-asetuksen ja soveltuvan lainsäädännön mukaisesti.
Sähköpostiviestinnässä Eurofins Expert Servicesiin henkilön on hyvä käyttää sähköpostiosoitetta, jonka hän olettaa olevan häntä koskevissa tiedoissa Eurofins Expert Servicesillä. Eurofins Expert Services voi lisäksi tarvittaessa pyytää lisätietoja tai -selvitystä henkilöllisyyden varmentamiseksi.
Henkilö näkee tietonsa Omasertifikaatti.fi -palveluun kirjautuneena Omat tiedot -sivulla.
Oikeus peruuttaa suostumuksensa
Henkilöllä on oikeus perua suostumuksensa henkilötietojen käsittelyyn ilmoittamalla Eurofins Expert Services Oy:lle, mieluiten sähköpostitse osoitteeseen: henkilosertifiointi@vtt.fi.
Rekisteröidyn oikeus saada pääsy tietoihin
Henkilöllä on oikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, käsitelläänkö häntä koskevia henkilötietoja. Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus saada pääsy rekisteröityä itseään koskeviin henkilötietoihin sekä Tietosuoja-asetuksen mukaiset tiedot henkilötietojen käsittelystä.
Oikeus tietojen oikaisemiseen
Henkilöllä on oikeus saada häntä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä oikaistua ja puutteelliset henkilötiedot täydennettyä.
Oikeus tietojen poistamiseen, ns. "oikeus tulla unohdetuksi"
Henkilöllä on oikeus saada rekisterinpitäjä poistamaan häntä koskevat henkilötiedot.
Oikeus käsittelyn rajoittamiseen
Rekisteröidyllä on oikeus siihen, että rekisterinpitäjä rajoittaa häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä.
Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
Rekisteröidyllä on oikeus saada häntä koskevat henkilötiedot, jotka hän on toimittanut rekisterinpitäjälle, ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle siltä osin kuin käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen, ja käsittely suoritetaan automaattisesti.
Oikeus vastustaa
Henkilötietojen käsittelyn perustuessa rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun, henkilöllä on oikeus, milloin tahansa vastustaa henkilötietojen käsittelyä tällaiseen tarkoitukseen. Tämä voi olla relevanttia seuraavissa tilanteissa:
Suoramarkkinointi: Henkilö voi halutessaan kieltää tietojensa käytön markkinointitarkoituksiin Omasertifikaatti.fi -palvelun Omat tiedot -sivulta tai olemalla kirjallisesti yhteydessä Eurofins Expert Services Oy:hyn, mieluiten sähköpostitse osoitteeseen: info.expertservices@eurofins.fi.
Profilointi: Jos henkilö ei halua tulla profiloiduksi, lisätietoja on saatavilla Eurofins Expert Services Oy:n evästekäytännöistä. Lisäksi henkilön on hyvä olla kirjallisesti yhteydessä mieluiten sähköpostitse osoitteeseen: vtt.expertservices@vtt.fi.
Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaisille, jos rekisteröity katsoo, että hänen oikeuksiaan on Tietosuoja-asetuksen valossa loukattu.
